Jak powszechnie wiadomo spółki kapitałowe, jako osoby prawne, działają przez swoje organy. Organem, który wysuwa się na pierwszy plan w bieżącej działalności spółki jest jej zarząd.  Status członka zarządu spółki z o. o. daje bardzo szerokie uprawnienia- to zarząd bowiem prowadzi sprawy spółki, podejmuje dotyczące jej decyzje i reprezentuje ją na zewnątrz; krótko mówiąc steruje całą działalnością spółki. Kompetencje członka zarządu spółki są zatem bardzo szerokie. Każdy medal ma jednak dwie strony-z tak szerokimi uprawnieniami koreluje adekwatna odpowiedzialność. Z uwagi na mieszany charakter spółki z ograniczoną odpowiedzialnością członek zarządu w takiej spółce może ponosić za swe działania odpowiedzialność majątkową (cywilną), jak i karną. 

Ustalenie czy ktoś jest członkiem zarządu, czy nie wydaje się z pozoru nie nastręczać większych trudności. Kodeks spółek handlowych stanowi, ze członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Wystarczy zatem sprawdzić czy jest uchwała wspólników o powołaniu/odwołaniu danej osoby i z jakiej daty.  Tymczasem rzeczywistość może okazać się nieco bardziej skomplikowana, zwłaszcza zważywszy na zapatrywanie Sądu Najwyższego wyrażone w wyroku z 4.03.2015r. IV CSK 2340/14, który odbił się szerokim echem wśród praktyków. 

Sąd Najwyższy w w/w wyroku odnosił się do sytuacji, w której ani umowa spółki, ani uchwała o powołaniu członka zarządu nie przewidywały, że członek ten ma pełnić funkcję przez czas nieoznaczony (milczały w tej kwestii). Skład zarządu w spółce pierwotnie był jednoosobowy, a następnie został poszerzony o kolejne osoby, ale w całym analizowanym kilkuletnim okresie był zasadniczo taki sam. Na przestrzeni lat w spółce odbywały się coroczne zwyczajne zgromadzenia wspólników, na których podejmowano uchwały, którymi zatwierdzano sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności spółki, jak również udzielano absolutorium członkom zarządu, jednakże nie były podejmowane uchwały co do powołania członków zarządu na kolejne kadencje. 

Biorąc pod uwagę powyższe i analizując literalne brzmienie art.  202 § 1 k.s.h., należałoby uznać, że mandat tych osób wygasł z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Tymczasem Sąd Najwyższy uznał odmiennie.  Sąd zwrócił uwagę na funkcję, jaką pełni wspomniany przepis, a wiec konieczność poddania się weryfikacji wspólników i odnowienia wskutek tego mandatu. Sąd, badając sprawę, uznał, że brak dowodu na to, aby istniały w formie pisemnej uchwały o odnowieniu członkom zarządu mandatu na kolejne kadencje (o powołaniu na kolejne kadencje), nie stoi na przeszkodzie ocenie, że  byli oni  powoływani w formie uchwał podejmowanych per facta concludentia. Sąd w tym zakresie odniósł się do okoliczności faktycznych, które w jego ocenie jednoznacznie wskazywały na dorozumianą wolę wspólników  utrzymywania ustalonego wcześniej składu zarządu i odnawiania mu mandatu. Sąd podkreślił, ze przepisy Kodeksu spółek handlowych nie sprzeciwiają się takiej konstrukcji prawnej i zwrócił uwagę, że  choć uchwały walnego zgromadzenia  wspólników spółki z o.o. powinny mieć formę pisemną, to wymóg ten nie stanowi  warunku ich ważności, bowiem uchwała zapada z chwilą jej podjęcia (rzeczywistego oddania głosów), a nie dopełnienia formalności w postaci jej ogłoszenia czy podpisania. Konkluzja Sadu jest taka, że zapis pisemny uchwały ma walor jedynie dowodowy, nie rzutuje natomiast  na ważność uchwały.  Tym samym Sąd przyjął, ze mimo że brak pisemnych uchwał, ani na zgromadzeniach wspólników nawet oficjalnie nie stawał punkt porządku obrad w postaci głosowania nad uchwałami dotyczącymi wyboru członków zarządu na kolejne kadencje, to takie uchwały de facto zapadały. 

Niewątpliwie zajęte przez Sąd stanowisko jest stanowiskiem odważnym, a zarazem budzącym spore kontrowersje. Jak przy każdej kwestii podlegającej ocenie od razu nasuwa się pytanie kiedy będzie można uznać, że konkludentna uchwała już zapadła, a kiedy że jednak jej nie powzięto. Niezależnie jednak od jego oceny stanowisko to prowokuje  konieczność zwiększenia czujności tak przez członów zarządu spółek, jak i wspólników, gdyż pociąga  ono za sobą doniosłe konsekwencje i potencjalne ryzyka. Członek zarządu w spółce z o. o. musi bowiem pamiętać o tym, ze w sytuacjach przewidzianych art. 299 ksh ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą całym swoim majątkiem; jak również odpowiada względem spółki, a także może odpowiadać karnie na gruncie art. 586 i nast. ksh. W kontekście powyższego można wyobrazić sobie sytuację, w której członek zarządu jest przekonany o tym, iż jego mandat wygasł wskutek odbycia zgromadzenia wspólników, a tymczasem wspólnicy podjęli w sposób dorozumiany uchwałę  o jego powołaniu na kolejną kadencję. Oczywiście wówczas szczegółowej analizie będą podlegać okoliczności faktyczne, w których powyższe miało miejsce, wiedza w przedmiocie podjęcia takiej dorozumianej uchwały, etc. Tak czy inaczej będzie to stwarzać możliwość dla postawienia tezy, ze mandat członka zarządu trwa nadal, a w konsekwencji jego odpowiedzialność  rozciąga się na dalszy okres- po odbyciu zgromadzenia wspólników, co niekoniecznie może leżeć w interesie członka zarządu spółki.  

Z drugiej  strony pociąga to za sobą ryzyko dla  wspólników spółki-jeśli  ich zachowanie może zostać zinterpretowane jako dorozumiane podjęcie uchwały (znów przy drobiazgowej ocenie całokształtu okoliczności), to może się okazać, że  dana osoba zostanie potraktowana jako członek zarządu spółki wybrany przez wspólników na kolejną kadencję z pełnym prawem dokonywania czynności prawnych w imieniu spółki, co niekoniecznie może być zgodne z rzeczywistą intencją wspólników, zwłaszcza jeśli taka osoba faktycznie jakiejś czynności prawnej by dokonała.

W świetle powyższego niezwykle istotne wydaje się być zadbanie o prawidłową dokumentację uchwał podejmowanych przez organy spółki. Pozwoli to na przejrzystą sytuację wewnątrz spółki i usunięcie jakiejkolwiek przestrzeni na wątpliwości.  Nasza Kancelaria chętnie Państwu pomoże we wszelkich sprawach związanych z  tworzeniem dokumentacji korporacyjnej spółki. 

Zespół Wybranowski Nowicki Biuro Prawne